名簿を作るときの注意点

7月の中旬に差し掛かる今

当法人では夏のイベントの準備で事務所がザワついています。
この季節になると夏が来たなと感じてしまいます。

さて、夏キャンプという響きだけを聞けばキャンプ場を思い浮かべることが多いかと思います。
しかしながらキャンプ全体の質は準備段階で8割ほどは決まってしまいます。
そして残念なことにその事前準備の9割くらいがあまり楽しくもない事務作業となっています。

そんな皆さんが今日は必ず差し掛かる名簿作りについて今日は少し書きたいと思います。
あくまでも松本の趣味趣向になった名簿作りであり、初級的な話ですのでその点ご理解ください。

注意点1：A列には必ずナンバーをつける
名簿は作成当初なんらかの順序で並んでおり、その後オートフィルタを使って順序を並び替えることが多いです。
そういう時に最初の順序に戻せなくなることが多々あります。そういう時のために必ずナンバリングはしましょう。
また、ナンバリングをすると今、何件データーがあるかも一目瞭然です。
・point
ナンバーを振る際は1だけ打ってセルの右下の角を選択し下に引っ張ってください。
それから連番にするにチェックを入れると勝手に連番を入れてくれます。

注意点2：和暦が西暦かはそろえる
日本においても和暦が西暦が統一して欲しいものですが、たまに和暦と西暦を混ぜ込んでいる人がいます。
気を付けてください。
・point
「h28-7-12」と打つとそのまま和暦表示となるので便利ですよ

注意点3：法則をそろえる
学年という欄に小学校2年生とか小2とか同じ意味の文字を複数の違う表現をもちいて記載されている時があります。
このような表現はオートフィルタでは別の文字列としてとらえられ小学校2年生の件数を数える際にとても不便です。
ですので必ず表現はそろえましょう。
・point
同じ表現であればcountif関数を使えばその文字列の件数を数えるのも便利です。

注意点4：日付を無視しない
フォームズを使って貼付けをしている名簿でよく日付の列のはずなのに「42569」などの謎の数字が表示されている場合があります。
不思議ですよね？エクセルは表計算ソフトなので「2016/7/16」とただただ売ってしまうと割り算だと認識し割り算をおこなってしまいます。
皆さんがいつも変な数字が出たと不思議がっているものは割り算の解です。
そうなった場合は放置せずに「右クリック→セルの書式設定→表示形式→日付→yyyy/mm/dd」の形式を選択しましょう。
ちなみにグレゴリオ歴になってるかは確認してください。
・point
ctrl+1でセルの書式設定に飛びます

注意点5：罫線を無視しない
名簿を作ることに夢中になり罫線が切れていたり、そもそも罫線が設定されていなかったりと斬新なことをしてきます。
誰かに見せるのであれば必ず罫線まで意識してください。
ちなみにまずすべて細い実線で格子囲いをします。
その後、題名以外の部分の横線を最も細かい点線に変更します。
これが一番印刷でキレイな罫線だと確信しています。

注意点6：オリジナルの色付けをしない
最近エクセルは優秀なので色でフィルタが可能です。
しかしその色の持つ意味は作成者しかわかりません。
「キャンセル者が黄色で遅刻者が緑です！」とか言われた日には・・・
なのでできるだけセルを追加しキャンセル者とかいう列を作って印をつけてください。
・point
完全に個人の趣味ですが私は「○」より「●」が好きです。
黒丸の方がパッと見たときわかりやすいので

こんな感じですかね！
福井くんも言っていましたが名簿作り方講座をしてもいいですね！

松本